กรณีที่บริษัท จ่ายค่าพาหนะเหมาจ่ายหรือค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางให้แก่พนักงานของบริษัท ไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน เมื่อเข้าลักษณะดังต่อไปนี้
1. ต้องเป็นค่าพาหนะเหมาจ่ายหรือค่าเบี้ยเลี้ยงสำหรับการปฏิบัติงานเพื่อกิจการตามหน้าที่ของตนเองเท่านั้น
2. อัตราที่จ่ายจะต้องไม่เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ (ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการในประเทศหรือต่างประเทศ) ถ้าไม่เกินอัตราค่าสูงสุดไม่จำเป็นต้องมีเอกสารมาเบิก
3. กรณีที่จ่ายเกินกว่าอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนด จะต้องมีเอกสารหลักฐานมาพิสูจน์ได้ว่ามีการจ่ายเงินไปจริง ถ้าไม่สามารถหาหลักฐานมาพิสูจน์ได้เฉพาะส่วนที่เกินจากอัตราค่าสูงสุดให้ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน
สำหรับกิจการควรจะต้องแบบฟอร์มควบคุมการเบิกจ่ายให้ครอบคลุมเรื่องดังต่อไปนี้
สรุป
การจ่ายค่าน้ำมันและค่าเดินทางเหมาจ่ายทำได้ และไม่จำเป็นต้องมีบิลค่าใช้จ่ายมาเบิก ถ้ากำหนดอัตราไม่เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนด บริษัทควรมีแบบฟอร์มและเกณฑ์ในการเบิดค่าใช้จ่ายดังกล่าว
